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Die Verwaltungsarbeit des Übersetzers

Auch Übersetzer müssen ein gewisses Maß an verwalterischer Arbeit erfüllen.
Sie müssen zum Beispiel ihre Kundendaten erfassen und verwalten, ebenso Aufträge, um nicht den Überblick zu verlieren.

Schon zu Beginn der unternehmerischen Tätigkeit sollten Übersetzer anfangen, ein korrektes Ordnungssystem für sämtlich berufsrelevante Daten anzulegen.

Es empfiehlt sich dabei, Daten zu den Geschäftspartnern anzulegen, Aufträge und Angebote, Rechnungen und Zahlungsunterlagen richtig zu erfassen.

Nur so kann gewährleistet werden, dass es auch nach einigen Jahren noch möglich ist, bestimmte Unterlagen zu finden und zu benutzen.

In der Deutschen Industrienorm (hier DIN EN 15038) ist festgelegt, dass kaufmännische und fachliche Projektdaten abzulegen sind, außerdem ist die Dauer für die jeweilige Ablage vorgeschrieben.

So müssen zum Beispiel Kontoauszüge mindestens zehn Jahr lang aufbewahrt werden, denn sie können in Streitfällen als Belege dienen.

Für die gesamte Ablage und Ordnung der Daten empfiehlt es sich, diese nicht nur einfach in einer Listenform zu erfassen.

Es gibt eine Reihe von Computerprogrammen, die es ermöglichen, die Daten effizient abzulegen.

Für einen Übersetzer kommen zum Beispiel die Programme Translation Office 3000, Trans Watch, Wintitus oder LinguASS in Frage. Sie eignen sich für die Erfassung von Kundendaten, zur Bearbeitung von Aufträgen, zur Erstellung von Angeboten, aber auch zur Übersetzung aller Daten, die erfasst werden sollen.

So kann zum Beispiel ein Angebot in der Sprache verfasst werden, in der es letzten Endes auch versendet werden soll. Je nach Größe des Übersetzungsbüros gibt es unterschiedliche Versionen der Programme, die auf die individuellen Bedürfnisse der Anwender zugeschnitten sind. Viele Standardprogramme entsprechen nicht unbedingt den Bedürfnissen der Anwender, daher lohnt es sich, in spezielle Programme zu investieren.

Für einen Übersetzer ist die regelmäßige Datenerfassung, Verwaltung der Ablage und buchhalterische Tätigkeit nicht nur für den laufenden Betrieb des Büros überaus wichtig, sondern zum Beispiel auch für Jahresendabschlüsse, Steuererklärungen und dergleichen.

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