Software Auftragsverwaltung

Dolmetscher und Übersetzer sind im Alltag stark eingebunden, was die reine Bewältigung der Aufträge angeht – sofern natürlich die Auftragslage entsprechend ist. Nicht selten ist es dann so, dass die reinen Büroarbeiten, sprich die Verwaltungs– und Organisationsaufgaben, gern verschoben werden.

Zu guter Letzt muss sehr viel Zeit eingeplant werden, damit alles wieder aufgearbeitet werden kann und der wahre Durchblick fehlt dennoch.

Hilfreich ist es da, ein System zur Auftragsverwaltung zu nutzen. Dieses ist in Form einer Software erhältlich, was der Tatsache entgegen kommt, dass ohnehin fast alles nur noch mit dem Rechner abgewickelt wird.
Bei der Software zur Büromanagement für Übersetzer geht es darum, dass die geschäftlichen Abläufe effizienter werden, dass ein gewisses System dahinter steht und dass alles überschaubar bleibt. Vorgänge, die immer wiederkehren, also die Routinevorgänge, sollten automatisch ablaufen, damit sollte sich der Freiberufler nicht befassen müssen.
Die genauen Abläufe eines Auftrages sollte dokumentiert sein, so dass bei Bedarf Einsicht in alle Dokumente und Vorgänge genommen werden kann, die mit dem jeweiligen Auftrag in Verbindung stehen. Das können zum Beispiel Angebote,  Rechnungen oder Anfragen zur Kooperation mit einem anderen Dolmetscher oder Übersetzer sein.

Hierbei kann zudem die Rentabilität überwacht werden. Denn an vielen Stellen könnte wirtschaftlicher gearbeitet werden. Diese Stellen sieht nur kaum jemand, weil es diesbezüglich keine Überwachung oder Kontrolle gibt.

Wem es schon einmal passiert ist, dass er einen wichtigen Termin einfach verschwitzt hat, wird sicherlich umso dankbarer für die Funktion der Terminüberwachung mit Erinnerungsfunktion sein. Sicherlich kann es passieren, dass im Arbeitsalltag schon vor einiger Zeit vereinbarte Termine einfach untergehen, es sollte aber nicht so sein. Wer weiß, dass er diesbezüglich nicht unbedingt zuverlässig ist oder einfach nur ständig den Kopf mit wichtigen Dingen voll hat, sollte die Erinnerungsfunktion unbedingt nutzen. Sie kann individuell eingestellt werden, so dass eine Erinnerung in verschiedenen zeitlichen Abständen möglich ist.

Wichtig bei solch einer Software ist, dass sie genau auf Übersetzer und Dolmetscher abgestimmt sein sollte und so auch die etwaigen Abläufe, die in einem Übersetzungsbüro vorkommen, beachten kann.
Zudem sollte sie individuell konfigurierbar sein. Eine Software, die schon seit vielen Jahren am Markt erhältlich ist, ist neueren Softwares sicherlich erst einmal vorzuziehen. Denn wenn sich diese Software etabliert hat, so kann man sich darauf verlassen, dass sie sicher und zuverlässig arbeitet, was bei einer neuen Software noch nicht bekannt ist.

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