Archiv für Februar 2016

Der Geschäftsbrief als Visitenkarte

Samstag, 20. Februar 2016

An Geschäftsbriefe werden hohe Anforderungen gestellt. Was nicht verwundert, immerhin gelten sie als Aushängeschild für einen Übersetzer oder Dolmetscher.

Anhand des Geschäftsbriefes erstellt sich ein Kunde oder ein Geschäftspartner ein Bild über den Absender, ordnet ihn als korrekt arbeitenden oder eher schludrigen Vertreter seiner Zunft ein; als jemanden, der Wert auf Stil legt oder der an jeder Stelle sparen muss und wohl kurz vor der Pleite steht.

Zu beachten
Der Geschäftsbrief darf nicht einfach nur gut aussehen und mit einem Logo sowie dem Schriftzug des Unternehmens versehen worden sein.
An ihn werden strenge Kriterien gestellt, was die Aufteilung der einzelnen Bestandteile angeht.

So müssen diese sich an vorgeschriebene Abstände und Einrückungen halten. Es gibt zum Beispiel den Geschäftsbrief in der Form A, bei der der Briefkopf 27 Millimeter misst.
Für Form B sind 45 Millimeter vorgesehen.

Diese Form eignet sich vor allem für Unternehmen, die großen Wert auf die Wirkung ihres Logos legen und ein entsprechend großformatiges Logo besitzen.

Nach dem Briefkopf folgt das Absenderfeld, dann kommen Zusatz- und Vermerkzone sowie die Anschriftzone.
Für die Zusatz- und Vermerkzone sind drei Zeilen vorgesehen, hier kann eingetragen werden, dass ein Brief zurückgesandt werden soll, falls er nicht zustellbar sein sollte.

Auch der Vermerk “Einschreiben” findet hier seinen Platz. Die eigentliche Anschrift des Empfängers wird in den folgenden sechs Zeilen eingetragen.

Weitere Zonen
Der Geschäftsbrief besteht natürlich noch aus dem Betreff, der Anrede, dem Text und der Grußformel. Meist wird auch der Anlagenvermerk angefügt.

Sehr wichtig ist allerdings auch der Informationsblock, der einen Geschäftsbrief von einem privaten Brief unterscheidet. Hier werden die wichtigsten Informationen zum vorliegenden Vorgang gegeben.
Beispielsweise wird unter den einzelnen Leitwörtern eingetragen, welche Zeichen die Bearbeiter haben (Ihr Zeichen, unser Zeichen), auf welchen Vorgang sich der Brief bezieht (Ihr Schreiben vom, unser Schreiben vom) und welche Kontaktmöglichkeiten zum Bearbeiter vorhanden sind (Name, Telefon, Telefax, E-Mail).

Natürlich wird auch das Datum des aktuellen Geschäftsbriefes hier vermerkt.
Der Informationsblock wird rechts neben dem Anschriftenfeld gesetzt.

Sehr viel detaillierter haben wir in unserem Freiberufler-Ratgeber das Thema Gestaltung und Form des Geschäftsbriefes behandelt. Schauen Sie doch dort einmal herein.